Per accedere alla demo vai a questo indirizzo http://demo.protocollo-informatico.it ed inserisci username lettura e password lettura, avrai un accesso in sola lettura a tutti i registri di protocollo

Per protocollare e vedere il funzionamento delle notifiche via email Prima è necessario registrarsi,
ed ottenere senza impegno un acesso al protocollo, per farlo clicca qui

Descrizione Ambiente di Demo

sono stati configurati 3 registri: 

• 001 dove si è abilitati in protocollazione in entrata ed uscita e dove possiamo vedere tutti i protocollo inseriti
• 002 dove si è abilitati solo in entrata e dove possiamo visualizzare solo i protocollo da noi inseriti o in cui siamo destinatari o mittenti
  • in questo protocollo esistono dei campi personalizzati, uno da riempire
• 003 abilitazione solo in lettura, non si è abilitati alla protocollazione.
• SEG abilitazione in protocollazione solo in uscita

Tutte le notifiche email sono indirizzate al solo protocollatore (ovvero all'utente che sta testando l'ambiente), naturalmente le notifiche nel protocollo vero saranno impostabili per i destinatari e sarà possibile filtrare le notifiche, come sarà possibile personalizzare le richieste all'inserimento del protocollo

Protocollazione da Email

E' stata anche configurata una casella di posta su cui testare la protocollazione (demoprotocollo@deltainf.it), la password è già impostata e quindi deve essere lasciata vuota.

Per fare dei test inviare delle email di prova a questo indirizzo. N.B. le email saranno pubbliche, quindi non inviare nessun dato sensibile.

Trasparenza Amministrativa per Enti

Abbiamo una panoramica della visualizzazione delle Pubblicazione e la Gestione della Trasparenza Amministrativa, reperibile in consultazione pubblica all'indirizzo http://pubblicazione.protocollo-informatico.it

Protocollazione da E-mail

Questa funzionalità permette la protocollazione diretta delle E-mail da una o più caselle di posta configurate, l’accesso può essere fatto secondo gli standard Pop3 e Imap4 (consigliato).

Figura 33: Login Email

Ad ogni casella vi si accede tramite login, scegliendo dalla lista una casella e poi inserendo la relativa password e premendo Connetti

Una volta connessi avremo davanti la schermate con l’elenco delle email ordinate partendo dall’Ultima Ricevuta:

Figura 34: Elenco Email

E’ possibile premendo Controlla Posta, scaricare i nuovi messaggi arrivati.

Premendo invece Disconnessione E-mail disconnettersi e loggarsi eventualmente con un altro account,

la disconnessione avviene comunque automaticamente , per motivi di sicurezza, dopo 10 ore e sarà quindi necessario effettuare una nuova login.

Nella visione dell’elenco delle email si possono vedere quelle in cui è presente un allegato e quelle lette o non lette.

Cliccando su una qualsiasi email è possibile aprirla e visionarla proprio come faremmo dal nostro client di posta.

Figura 35: Visualizzazione Email

In basso troviamo l’elenco degli allegati presenti, cliccando è possibile scaricarlo e visionarlo prima della protocollazione dell’email.

In alto a destra troviamo il pulsante che permette la protocollazione “Protocollo Email” premendolo appare questa schermata dove vengono richieste delle informazioni base:

Figura 36: Protocollazione Email prima fase

Ci viene proposto di scegliere l’AOO in cui andremo ad inserire il protocollo, il tipo di documento e se è di Entrata o Uscita, se presenti vengono richiesti anche i campi personalizzati.

Una volta inserito e premuto il pulsante Seleziona verrà creato il protocollo e si avvierà il download dell’email, la creazione del pdf del corpo con le immagini integrate e l’inserimento degli allegati nel protocollo

Figura 37: Protocollazione Email seconda fase

Alla fine verremo rimandati in Modifica del protocollo appena inserito per permettere l’eventuale modifica di Oggetto Mittente e Destinatario.

Figura 38: Protocollazione Email fase finale

Il corpo email visto prima è stato salvato in questo formato:

Figura 39: Corpo Email pdf

Invio Protocollo Per Email

Se si è in possesso dell’ autorizzazione per poter visualizzare gli allegati di un protocollo è possibile effettuare anche un invio del protocollo per email insieme agli allegati ed eventualmente aggiungerne di nuovi.

Per farlo ( dopo aver effettuato la login sulla casella di posta in visualizzazione Email ) entriamo nel protocollo e dal menù operazioni premiamo Invia Per Email.

Verrà presentata questa schermata:

Figura 40: Invio Protocollo per Email

Verranno già preimpostati i campi Oggetto con numero ed Oggetto del Protocollo ed il corpo dell’email dove viene inserito il Protocollo, l’Oggetto e la firma impostata nell’account Email che stiamo utilizzando.

Vengo anche inseriti sotto gli allegati che sono presenti nel protocollo, togliendo la spunta è possibile non inviare l’allegato per email.

Con il pulsante Aggiungi Allegato è possibile aggiungere 1 o più allegati caricabili da disco e che verranno spediti insieme all’email.

L’email una volta spedita verrà inserita nella cartella Posta Inviata dell’Account email ( se opportunamente configurata lato amministrazione )

Ricerca Avanzata

Permette di effettuare una ricerca avanza in relazione OR o  AND su tutti i campi del protocollo che verranno selezionati.

Sui campi testuali verrà effettuata una ricerca per ‘Contiene’ per campi Data, Ora, Numero una ricerca Da-A

Figura 31: Ricerca Avanzata

Se si seleziona una AOO/Registro è possibile effettuare la ricerca anche sui campi personalizzati.

Figura 32: Ricerca Avanzata - Campi Personalizzati