Ultime Novità

Settembre 2017 - Visualizzazione Riferimento Email/Pec

E' stata implementata una funzione che permette di accertare se un’email è riferita ad un protocollo inviato per email dall’applicativo. Accanto all’oggetto verrà visualizzata un icona di una freccia e posizionandosi sopra con il mouse apparirà anche il numero del protocollo riferito.

Tramite questo riferimento verrà proposto in automatico in caso di Allega Email di Accettazione e Consegna delle PEC il protocollo di riferimento

Settembre 2017 - Permissioni Caselle Email/Pec

Possiamo ora impostare la visibilità esclusiva delle email/pec a determinati utenti del protocollo.

Sotto la griglia dell’elenco degli Account Email abbiamo la griglia delle loro permissioni, selezionando un email sotto appariranno gli utenti che hanno la visualizzazione esclusiva.

 

Di base tutte le email configurate sono visibili a tutti, se impostiamo un utente in permissioni caselle, solo questo utente, e l’amministratore del protocollo, potranno protocollare ed inviare protocolli da questa casella.

Agosto 2017 - Visualizzazione Email/Pec Protocollate

All’interno del singolo protocollo è ora visibile l’elenco delle email protocollate o allegate allo stesso in un tab specifico con indicazione della Casella di Origine, Data e Ora dell’Email, Oggetto, Mittente e Destinatario.

Agosto 2017 - Funzionalità Pubblicazione Atti

Nella seziona pubblicazione, nell’elenco degli atti è ora visibile oltre al campo Pubblicabile anche il campo in cui si visualizza se è stato pubblicato o meno dalla procedura automatica.

 

All’interno della singola pubblicazione è visibile se è stato pubblicato il documento accanto al campo Pubblicabile :

 

Dal menù in alto è possibile ora richiedere la ripubblicazione dello stesso, aggiornando così le informazioni pubblicate sul sito web.

 

 

Aggiornamenti Versione 2017

Scelta e Preselezione Aoo/Registro

In fase di inserimento di un nuovo protocollo è possibile ora selezionare il registro da un menù a tendina con ricerca testuale per contenuto:

Da oggi nel caso in cui un utente non abbia un AOO/Registro predefinito non viene preselzionato un registro ma è obbligo dell’utente andare a selezionare quello opportuno:

Oggetto solo da Elenco

E’ possibile impostare Registro per Registro se gli oggetti inseribili sono solo quelli presenti tra gli Oggetti Comuni.

Se è attiva questa opzione il campo oggetto diventerà grigio e nonostante possiamo scriverci per permettere la ricerca dell’Oggetto, bisognerà selezionarne uno da elenco obbligatoriamente.

Non saranno quindi accettati oggetti non presenti in lista.

 

Richiesta Conferma Lettura

E’ possibile ora impostare in Invio del Protocollo per Email la Richiesta di Conferma Lettura, la troviamo in alto in nell’invio per E-mail

 

Ricerca Facilitata Indirizzi Email

E’ implementata la ricerca degli indirizzi email in fase di Invio Protocollo per E-mail e Pec.

Possiamo selezionare e ricercare ed inviare le email a Gruppi Mittenti e Destinatari, Destinatari Interni ed Utenti del Protocollo.

Per effettuare l’inserimento basta iniziare a scrivere e verrà fatta una ricerca sul nome del gruppo (Viene anteceduto il nome da GRP-), le denominazione del destinatario, il nome utente e le email all’interno delle rubriche del protocollo, selezionandolo poi verranno fatti vedere tutti gli indirizzi a cui sarà inviato ( nel caso dei gruppi )

Dopo la selezione con la x possiamo cancellare un errore di inserimento.

Possiamo naturalmente inserire indirizzi email manuali.

 

Controllo Univocità Protocollo (Oggetto/Mittente)

E’ possibile impostare registro per registro un controllo univocità per l’inserimento manuale del protocollo entro un tot numero di giorni.

Questa funzionalità permette di limitare l’inserimento di un protocollo doppio senza motivo.

Nel caso di inserimento di un protocollo con lo stesso Oggetto e Mittente apparirà un messaggio di errore con l’elenco dei protocolli che sembrano essere doppioni di quello che stiamo inserendo:

E’ possibile da quell’elenco anche aprire direttamente quei protocolli in una schermata aggiuntiva per controllare effettivamente se è lo stesso documento.

Classificazione Obbligatoria

Nelle impostazioni del registro è ora possibile impostare che all’atto dell’inserimento venga restituito un errore nel caso in cui non si sia inserito anche la classificazione, è infatti impostabile l’obbligatorietà della stessa.

Gestione Campi Personalizzati

Per la gestione dei campi personalizzati è stata aggiunto una tipologia di campo, Testo Esteso, che per permette di gestire testi lunghi anche su più linee:

Oltre a questo nell’elenco dei protocolli è stata aggiunta la modifica massiva dei campi personalizzati.

Selezionando 1 o più protocolli, tramite il pulsante CTRL, premiamo nel menù la voce Varia Campi personalizzati.

Apparirà una maschera per la variazione dei campi personalizzati, per variare un campo su tutti i protocolli selezioni dobbiamo spuntarlo e poi inserire un valore. Gli altri campi non saranno toccati.

 

Marzo 2016  - Allega a Protocollo

Nella schermata di Visualizzazione dell’email è stato aggiunto un nuovo pulsante Allega.

Questo permettere di aggiungere il corpo dell’email con i rispettivi allegati ad un protocollo esistente. E’ in pratica utilizzato o per email i cui allegati sono dei file suddivisi ( allegati troppo grandi per essere mandati con una sola email ) oppure per l’aggiunta di PEC di Accettazione e Conferma al protocollo di invio.


Per allegare l’email ad un protocollo bisogna premere il pulsante Allega, dopo che si è controllato a che protocollo corrisponde:
Si inseriscono o si selezionano con il pulsante + il registro, l’anno ed il progressivo in cui si vuole inserire l’email e poi si preme seleziona.
N.B. Se abbiamo attivo il servizio di risposta automatica alla protocollazione, è possibile disabilitare l’invio per la singola operazione.
A questo punto verranno fatte le stesse operazione della fase di protocollazione senza però prendere un nuovo numero di protocollo.
Per le PEC se si allega una Accettazione o Conferma gli allegati saranno rinominati con prefisso ACCETTAZIONE o CONFERMA per permettere una migliore gestione. Per le conferme la copia dell’email inviata verrà automaticamente rimossa.

Marzo 2016 - Nuove Funzionalità

Sono state introdotte le seguenti funzionalità:

  • Gestione Permissioni Visualizzazione Protocollo a Gruppi
  • Visualizzazione di tutti gli Allegati di un Registro ad un certo utente
  • Visualizzazione Tipo di Documento nell'elenco dei protocollo
  • Possibilità di aggiungere a piacimento Campi Personalizzati nella visualizzazione dell'elenco dei protocolli
  • Inoltro dei Protocolli - Inoltro Nascosto dei Protocolli
  • Abilitazione o meno all'inoltro del Protocollo sul singolo utente/registro
  • Migliorie generali e bug fix

Ottobre 2015 - Prescaricamento Email/PEC

E' stata introdotta la possibilità di prescaricare le email sul server in modo da permettere una più veloce protocollazione delle stesse quando sono di grandi dimensioni

Settembre 2015 - Adeguamento DPCM 3 dicembre 2013 entrata in vigore da Ottobre 2015

Adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013 che consiste in:

  • Storicizzazione Modifiche Segnatura Protocollo
  • Stampa Giornaliera Eventi Registro di Protocollo per archiviazione in sostitutiva
  • Creazione in invio del protocollo della Segnatura.xml in allegato alla PEC
  • Memorizzazione Impronta del Documento Informatico allegato al Protocollo
  • Integrabile per la Conservazione Digitale con i Conservatori Accreditati consultabili sul sito www.agid.gov.it

Aprile 2015 - Ricezione Fatture PA in XML

Per le Pubbliche Amministrazioni che gestiscono la ricezione delle Fatture XML è stata aggiunta la possibilità nel protocollo di ricevere, gestire la notifica e spostare in contabilità, le fatture XML ricevute trami PEC.

Nella visualizzazione delle PEC vengono riconosciute automaticamente le email che riguardano le Fatture XML:

All'atto della protocollazione viene individuato automaticamente il mittente della fatture e inserito tra i mittenti del protocollo. Se impostato, viene riconosciuto anche l'ufficio e inoltrato il protocollo in maniera opportuna al destinatario:

Nella gestione delle caselle sarà impostata una cartella di destinazione delle fatture PA che verranno copiate per l'inserimento in contabilità delle stesse con il proprio programma specifico.

Ottobre 2014 - Risposta Automatica Protocollazione Email e Pec

Aggiunta funzionalità configurabile sulla singola email per la Risposta Automatica delle Email/Pec Protocollate.

Viene inviata al mittente dell'email all'atto della protocollazione un messaggio che notifica la protocollazione e il numero del protocollo. 

Il messaggio è configurabile e personalizzabile nella Gestione Account Email per ogni singolo account.

Settembre 2014 - Gestione Oggetti comuni

Aggiunta funzionalità per l'inserimento di Oggetti Protocollo comuni, che vengono fuori come suggerimento durante la digitazione.

Può esserci associato un codice e una descrizione ( la ricerca in digitazione funziona su entrambi i dati )

All'oggetto si può abbinare un Titolario di Classificazione che verrà riempito automaticamente una volta selezionato l'oggetto comune

Settembre 2014 - Gestione Anagrafiche Mittenti/Destinatari

Aggiunta funzionalità per la gestione delle anagrafiche dei Mittenti e Destinatari, viene dato un codice manuale e poi c'è la possibilità di gestire tutte le informazioni anagrafiche del soggetto, quali Denominazione, Persona Fisica/Giuridica, Partita Iva, Codice Fiscale, Indirizzo etc...

Importante è l'inserimento dell' e-mail e della Pec, queste in fase di invio per email del protocollo verranno autocompilate nella form di invio.

Questi Mittenti /Destinatari possono essere inseriti e gestiti nei gruppi, questo fa si che si possano creare delle liste di distribuzione per l'invio per posta elettronica.

Settembre 2014 - Suggerimenti in digitazione

Aggiunte e migliorate i suggerimenti in digitazione per le Classificazioni all'atto dell'inserimento del protocollo e nella ricerca avanzata nei campi Mittente, Destinatario, Classificazione.

Giugno 2014 - Aggiornamento Grafico

E' stato fatto un aggiornamento grafico del protocollo, sono state introdotte delle icone nelle griglie e nella gestione delle liste di selezione per rendere più intuitivo lo strumento.