Principali Funzioni

  • gestione di più numerazioni di protocollo con accessi controllati
  • acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione
  • acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l'utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre
  • registrazione completa di tutte le informazioni necessarie ad individuare il singolo documento ricevuto o spedito.
  • ricerca avanzata
  • gestione delle modifiche e dell'annullamento con le modalità prescritte dalla normativa
  • creazione collegamenti esistenti tra i vari documenti, per esempio mittente/destinatario
  • produzione della stampa del REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO, elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno e/o nell'arco di un periodo a richiesta.
  • verifica e controllo gerarchico degli accessi a gruppi di operatori, differenziabile per aree funzionali
  • gestione della Pubblicazione per la Trasparenza Amministrativa ( Albo Pretorio, Determine, Delibere, Ordinanze, Concorsi, Trasparenza, Sovvenzioni etc... )


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Caratteristiche tecniche

L’intera applicazione è funzionante in modalità Web ed è compatibile con i principali browser disponibili sul mercato (Internet Explorer 7 o superiore, Firefox 3 o superiore, Opera 11 o superiore, Chrome, Safari)

E’ sviluppata in ambiente PHP è può essere installata indifferentemente su sistemi operativi Linux o Windows. Attualmente vengono supportati i database  MySQL 5 (o successivo)  e SQLServer 2005 o successivo.

Interoperabilità

• Gestisce lo scambio di mail relative a documenti informatici soggetti a registrazione di protocollo tra amministrazioni differenti.

• Si integra con qualunque sistema di messaggistica, anche di posta certificata, per consentire la protocollazione automatica di tutte le mail ricevute.

Delta-PI è accreditato “eToscana Compliance” ed è già istallato ed utilizzato proficuamente  in diverse realtà della regione Toscana.


Gestione documentale

Delta-PI è integrato in modalità nativa con la suite Adiuto di gestione documentale della J.M. Consulting. Il protocollo diventa pertanto il punto di partenza per una efficace gestione documentale: ogni registrazione in  ingresso od  uscita viene integrata con le informazioni specifiche del flusso procedurale a cui appartiene. Gli indici di archiviazione e di ricerca vengono creati e gestiti in modo automatico.

L’introduzione delle funzionalità di WorkFlow previste dalla gestione documentale consentono di ottenere considerevoli vantaggi quali la razionalizzazione delle metodologie operative, l’approccio processuale al sistema informativo,  la tracciatura dei processi di gestione e ricerca dei singoli documenti e dei collegati. Ogni documento è memorizzato una sola volta in un unico contenitore (server).


Dematerializzazione dei documenti

L’integrazione con Adiuto prevede anche la dematerializzazione documentale con i seguenti indiscutibili vantaggi:

  • risparmio della carta
  • qualità del documento indelebile nel tempo
  • recupero dello spazio occupato dai voluminosi, pesanti e costosi scaffali ignifughi
  • accesso ai documenti in modo sicuro e veloce (con controllo sui permessi e sulle autorizzazioni)
  • consultazione svincolata dal luogo e dal tempo
  • riutilizzo dei documenti per produrre nuovi elaborati in modo semplice ed immediato
  • eliminazione delle fotocopie con riduzione drastica dei canoni e dei materiali di consumo e della carta.
  • maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e al rispetto delle politiche ecologiche

Caratteristiche Peculiari

  • Inserimento dei documenti da più postazioni di lavoro contemporanee con controllo della congruenza del codice di protocollo.
  • Gestione dell’immagine originale allegata in formato elettronico (PDF).
  • Gestione della documentazione in formato cartaceo allegata tramite periferica di acquisizione (scanner).
  • Emissione automatica di messaggi e-mail tramite il meccanismo di posta elettronica, alle persone interessate al protocollo in entrata o in uscita.
  • Navigazione interattiva con viste di catalogazione.
  • Ricerche su tutti i documenti basate sulle informazioni tipiche del protocollo.
  • Consente la gestione di liste anagrafiche di mittenti/destinatari e di “gruppi di destinatari” a livello di sistema, di federazione e di sottosistema;
  • Consente la gestione della rubrica;
  • L’editing delle voci della rubrica è condizionata al possesso degli opportuni privilegi di accesso;
  • Consente anche “assegnazioni per conoscenza”;
  • Supporta l’utente, nella protocollazione in entrata, nell’individuazione di eventuali documenti già protocollati contenenti i seguenti medesimi dati: mittente, data del documento, protocollo mittente;
  • Non richiede operazioni di inizializzazione per ciascun nuovo anno solare;
  • Prevede attraverso la corrispondenza tra le coppie di dati “numero protocollo /data protocollo” e “risposta al protocollo n° / del ” una funzione di reperimento della catena documentaria costituita dai documenti “precedenti” e/o “successivi” ad un qualsiasi documento;
  • Possibilità di stampare la ricevuta di presentazione del documento protocollato.

Ricerca Avanzata

Permette di effettuare una ricerca avanza in OR o in AND su tutti i campi che verranno selezionati del protocollo. Sui campi testuali verrà effettuata una ricerca per ‘Contiene’ per campi Data, Ora, Numero un ricerca Da-A

Protocollazione da E-mail / PEC

Questa funzionalità permette la protocollazione diretta delle E-mail in una o più caselle di posta configurate, l’accesso può essere fatto secondo gli standard Pop3 e Imap4 (consigliato).

Tabella Caratteristiche

Versione
Full
Lite
Sistema
Server Web Apache con supporto PHP 5.3
Database DBMS Open Source MySql o Commerciale SqlServer ( anche versione gratuita Express )
MySql
Installabile su singolo PC, Server di Rete o disponibile in Cloud
Pc
Protocollazione
Protocollazione Semplice e intuitiva in 2 click
Protocollazione da PEC e da Email con trasformazione corpo in PDF
Invio Risposta automatica via Email e PEC dopo protocollazione
Opz.
Invio Protocollo via PEC e via Email
Gestione di più Registri Indipendenti di Protocollo ed AOO (per la Pubblica Amministrazione)
 Opz.
Visibilità e Protocollazione specifica su Utente e Registro di Protocollo
 Opz.
Gestione Gruppi (Aree,Uffici) Mittenti e Destinatari del Protocollo
Inserimento Mittenti e Destinatari da Tabella o Manuale
Stampa Etichetta con Codice a Barre per Acquisizione Massiva
-
Stampa Ricevuta Protocollo con Logo ed Informazioni Aziendali
Annullamento Protocollazione
Notifiche Email per Inserimento e Modifica Protocollo
-
Notifiche Email per Inserimento Allegati
-
Collegamento tra Protocolli diversi
Inoltro del Protocollo
-
Gestione Respinti (protocolli assegnati erroneamente)
Gestione Classificazione e Fascicoli
Inserimento e Gestione Note sul Protocollo
Ricerca,Stampa,Esportazione
Ricerca dei protocolli direttamente da elenco visualizzazione
Ricerca Avanzata dei Protocolli
Esportazione in formato Pdf,Excel,Word e Csv di tutte le griglie
Stampa Registro Giornale del Protocollo
Funzionalità di Gestione
Gestione impostazioni su Singolo Registro (ogni registro con proprie caratteristiche)
 
-
Gestione Registri Privati
-
Gestione delle permissioni dell'utente su singolo registro
-
Impostazione visualizzazione Allegati del Protocollo a tutti o solo ai Destinatari
-
Possibilità di inserimento numero protocollo manuale
Creazione campi Inserimento Personalizzati per Singolo Registro
Opz.
Impostazione tempo limite per la modifica del Protocollo
Integrazioni
Integrazione Nativa con la Suite di gestione documentale Adiuto www.adiuto.it
-
Integrazione Sistema Interpro per la Regione Toscana
Opz.
Integrazione Pubblicazione Trasparenza Amministrativa
Opz.
Web Services per integrazioni con altre applicazione
-
Integrazione con server di Dominio per login automatica (SSO) degli utenti
-
Funzionalità Speciali
Copia Protocollo
Copia Protocollo con Allegati tra Registri Diversi
Opz.
Editor File Pdf (inserimento pagine, rimozione, concatenazione pagine da altro file )
Impressione Etichetta Elettronica file Pdf
Scansione Massiva dei Protocolli
Opz.
Scansione diretta protocollo dal programma